En los últimos años, el trabajo híbrido, que combina sesiones presenciales y remotas, ha dejado de ser una excepción para convertirse en una norma en muchas organizaciones. Esta nueva forma de trabajar presenta muchas ventajas, pero también desafíos: la gestión de equipos dispersos, la falta de conexión entre personas que no comparten el mismo espacio físico, y la necesidad de adaptar herramientas y procesos a este modelo flexible. Para muchas empresas y organizaciones, la transición hacia un entorno híbrido ha sido rápida y, en ocasiones, forzada por situaciones imprevistas, como la pandemia. Sin embargo, la transformación continúa, y el reto de garantizar una colaboración efectiva entre todas las integrantes del equipo, independientemente de su ubicación, sigue siendo uno de los mayores desafíos.
Este fenómeno afecta a todas las organizaciones, desde grandes corporaciones hasta pequeñas entidades, incluidas aquellas que forman parte de la economía social. En este contexto, donde los valores de cooperación, equidad y bienestar colectivo son ingredientes clave, la gestión de equipos híbridos adquiere una complejidad adicional. Las relaciones entre las personas de la organización deben ser sostenibles, inclusivas y colaborativas, incluso cuando quitamos de la ecuación la presencialidad continua. Es aquí donde la necesidad de desarrollar estrategias adecuadas para la cohesión y el trabajo colectivo cobra una relevancia especial.
A continuación, exploraremos tres claves fundamentales para facilitar la colaboración efectiva en equipos híbridos, con un enfoque que respete los principios de la economía social y maximice el bienestar colectivo.
1. Establecer un marco claro para la presencialidad y el teletrabajo
Para que un equipo híbrido se desarrolle y crezca, es fundamental que todas las personas co-decidan cuándo trabajar desde la oficina y cuándo es adecuado el teletrabajo. La flexibilidad es una gran ventaja del modelo híbrido, pero sin un marco, puede generar confusión y desorganización. Por ejemplo, es importante definir:
- Días específicos para la oficina o para el teletrabajo: Si bien el trabajo remoto ofrece comodidad, la interacción cara a cara sigue siendo crucial para fortalecer las relaciones y la colaboración. Establecer días para que el equipo pueda reunirse en persona facilita la planificación y asegura que, en esos momentos, los equipos estén presentes y participen activamente en las dinámicas grupales. Hablar y decidir conjuntamente los días de presencialidad ayudará a que en estos días fluyan las reuniones de equipo, y no haya goteo de presencialidad en días diferentes.
- Encuentros regulares: Independientemente de dónde trabajen, es esencial incluir en la agenda encuentros periódicos para fomentar la cohesión y fortalecer el sentido de pertenencia. Estos encuentros no solo deben ser reuniones de trabajo, sino también actividades que permitan la interacción social y la creación de vínculos dentro del equipo, como dinámicas de integración, formación conjunta o actividades informales.
Este tipo de marcos ayudan a prevenir la tendencia natural al aislamiento cuando se trabaja de forma remota, manteniendo el equilibrio entre autonomía y la conexión constante con el equipo.
2. Fomentar la autonomía y la colaboración a través de la confianza
El trabajo híbrido permite una mayor autonomía, pero esta debe ir acompañada de una fuerte confianza dentro del equipo. Fomentar la autonomía no significa que cada persona trabaje de forma aislada; se trata de encontrar un equilibrio entre el trabajo independiente y el trabajo colaborativo. Para lograrlo:
- Definir expectativas claras sobre tareas y entregas: Si bien el trabajo a distancia da más libertad, es crucial que cada persona tenga claro cuáles son sus responsabilidades y cómo estas contribuyen al objetivo común del equipo. Establecer plazos y resultados claros es esencial para mantener la productividad y la motivación sin necesidad de supervisión constante.
- Promover la autoorganización y la responsabilidad: En lugar de un control rígido, fomenta la autonomía permitiendo que cada integrante del equipo gestione su tiempo y tareas. Sin embargo, para evitar descoordinaciones, es fundamental que el equipo mantenga una comunicación fluida y esté dispuesta a colaborar cuando sea necesario.
Este enfoque fomenta un ambiente de trabajo donde se valora la autonomía personal, pero también la interdependencia dentro del equipo.
3. Gestionar las herramientas digitales para evitar ruido innecesario
Las herramientas digitales son esenciales para la colaboración en equipos híbridos, pero el uso desordenado de ellas puede generar caos y distracción. Para optimizar la comunicación y asegurarse de que la información fluye de forma eficiente, es necesario:
- Decidir qué herramienta usar para cada necesidad: Si cada persona aplica su propio criterio sobre cómo compartir la información y qué herramienta utilizar, el ruido en la comunicación está asegurado. Es importante que el equipo decida colectivamente qué herramienta utilizar para cada tipo de interacción, por ejemplo: Slack para la comunicación diaria, Google Drive para compartir documentos, email para compartir actas de reuniones y desarrollar ideas, Trello o Asana para la gestión de proyectos, y Zoom o Google Meet para reuniones. Esta claridad evita el solapamiento de herramientas y la confusión sobre dónde buscar la información.
- Establecer normas de comunicación: Definir horarios para responder mensajes y reuniones, y evitar la saturación de información en canales como el correo electrónico o los chats. Esto también incluye la decisión de cuándo utilizar el chat interno y cuándo es más apropiado tener una conversación más profunda en una reunión virtual.
- Mantener la transparencia en la información: Asegurarse de que toda la información relevante esté accesible para todo el equipo y que no se pierda entre diferentes canales. Las herramientas deben servir para facilitar el trabajo, no para generar más ruido.
Al implementar estas estrategias, el equipo podrá comunicarse de manera más eficiente, evitando la sobrecarga de información innecesaria y fomentando el bienestar entre todas sus partes.
