La llegada de una nueva persona es clave para cualquier organización, especialmente en el sector de la economía social y solidaria, donde la cultura organizativa y los valores compartidos son esenciales. Tener un buen protocolo de bienvenida ayuda a que las nuevas incorporaciones se sientan acogidas, entiendan su rol y se integren con el equipo de forma ágil. En este artículo, te explicamos cómo estructurar este proceso para que sea efectivo y alineado con los principios de tu entidad.
Objetivos del procedimiento de bienvenida
El procedimiento de bienvenida no es solo un trámite administrativo, sino una herramienta estratégica para garantizar una integración exitosa. Estos son algunos de sus objetivos principales:
- Facilitar la adaptación a la cultura y dinámica de la organización.
- Acelerar el proceso de aprendizaje, proporcionando información clara y accesible desde el primer día.
- Fortalecer el sentido de pertenencia, fomentando un ambiente cercano y motivador.
- Reducir la incertidumbre, resolviendo dudas sobre funciones, herramientas y expectativas del puesto.
- Evitar rotaciones innecesarias, asegurando que el empleado se sienta cómodo y valorado desde el inicio.
Fases del procedimiento de bienvenida
Para cumplir estos objetivos, es importante estructurar el procedimiento en varias fases porque la acogida de una nueva persona no empieza el primer día de trabajo, sino mucho antes. Aquí te dejamos las tres fases clave para un proceso de onboarding exitoso:
1. Antes de la incorporación
Preparar todo con antelación es clave para que el primer día sea fluido. En esta fase se deben realizar tareas como:
- Enviar un correo de bienvenida con información sobre la entidad, su misión y valores.
- Compartir detalles logísticos: horario, dirección, acceso a herramientas digitales, etc.
- Asignar otra persona de la organización que haga la bienvenida el primer día y facilite la adaptación inicial.
- Preparar el espacio de trabajo (físico o digital) y asegurarse de que tenga acceso a lo necesario.
2. El primer día y la primera semana
El primer día es crucial, así que debe estar bien planificado para no generar mucha confusión, aunque es normal sentirse perdido. Algunas buenas prácticas incluyen:
- Hacer una presentación del equipo y la organización para que conozca al resto de personas
- Explicar las funciones y expectativas del puesto de manera clara y sin sobrecargar.
- Dar acceso a herramientas y documentos esenciales para su trabajo.
- Realizar una pequeña reunión de bienvenida, donde se compartan los valores de la entidad y se resuelvan dudas.
- Proponer una primera tarea sencilla para que empiece a integrarse activamente, como leer documentos o crear cuentas corporativas.
3. Seguimiento y acompañamiento
La incorporación no termina después de la primera semana. Un buen onboarding debe incluir un seguimiento estructurado para asegurar una buena adaptación así como el apoyo necesario. Algunas acciones clave son:
- Reuniones periódicas de seguimiento para resolver dudas y recoger feedback.
- Evaluaciones informales sobre cómo está yendo el proceso de incorporación.
- Ajustes en el proceso si se detectan mejoras necesarias.
- Refuerzo del acompañamiento por parte del mentor o persona de referencia.
Un buen seguimiento marca la diferencia y ayuda a consolidar el compromiso con la entidad.
Manual de bienvenida
El manual de bienvenida es un documento que recoge la información esencial sobre la organización y su funcionamiento. No debe ser un texto denso y burocrático, sino una guía clara y accesible que ayude al nuevo empleado a ubicarse. Tener un manual de bienvenida bien estructurado facilita la adaptación y reduce las dudas iniciales, incluyendo:
- Información sobre la misión, visión y valores de la entidad.
- Datos prácticos: horarios, estructura organizativa, contactos clave.
- Uso de herramientas y recursos internos.
- Derechos y responsabilidades del trabajador.
- Consejos para una integración exitosa en el equipo.
Un buen protocolo de bienvenida es clave para asegurar que los nuevos empleados se integren con éxito y se sientan parte del equipo desde el primer momento. En la economía social y solidaria, donde los valores y la cultura compartida son fundamentales, este proceso cobra aún más importancia. En UpmeUp queremos acompañarte en el proceso de mejora de tu gestión de talento, así que no dudes en consultar nuestros webinars y recursos para entidades.
Invertir tiempo en mejorar la acogida del personal no solo aumenta la satisfacción y el compromiso, sino que también fortalece a la organización en su conjunto. ¿Tu entidad ya tiene un protocolo de bienvenida bien definido? Si no, ¡ahora es el momento de ponerlo en marcha!
